Convenant over de bescherming van persoonsgegevens en waarborgen voor de zorgvuldige omgang met Persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen door Onderwijsinstellingen, waaronder het gebruik van digitale leermiddelen, toetsen, administratie- en informatiesystemen.

Goed omgaan met privacy in het onderwijs. Dat doe je niet alleen door afspraken op te schrijven in een privacyconvenant, maar vooral ook door deze afspraken in de praktijk te brengen. De school heeft hierbij de regie. Deze is tenslotte verantwoordelijk voor de zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens van de leerlingen en de communicatie met ouders. Het maken van goede afspraken met aanbieders van digitale producten en diensten hoort daarbij.

De invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) brengt mee dat onderwijsinstellingen en leveranciers vanaf 25 mei 2018 verwerkersovereenkomsten moeten hebben afgesloten die voldoen aan de eisen in de AVG. In maart 2018 zijn daarvoor de afspraken met betrekking tot de omgang van gegevens over onderwijsdeelnemers tussen onderwijsinstellingen en leveranciers herzien. Bij deze afspraken die vastgelegd zijn in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0, hoort de model verwerkersovereenkomst 3.0. Deze model verwerkersovereenkomst voldoet aan de eisen van de AVG.

Bij onderwijsinstellingen en leveranciers leven uiteenlopende praktische vragen over het vervangen van bestaande bewerkersovereenkomsten en het gebruik van de nieuwe model verwerkersovereenkomst. Onderstaand zijn belangrijke uitgangspunten ten aanzien van de vervanging van bewerkerscontracten en het gebruik van de model verwerkersovereenkomst opgenomen.

Voor de po-, vo- en mbo-sector geven onderwijsinstellingen en leveranciers invulling aan de eis van een op de AVG afgestemde verwerkersovereenkomst door gebruik te maken van de model verwerkersovereenkomst 3.0. Deze Model Verwerkersovereenkomst is gepubliceerd op www.privacyconvenant.nl.

Leveranciers passen in beginsel vóór 1 mei 2018 hun verwerkersovereenkomsten aan in overeenstemming met de model verwerkersovereenkomst 3.0, inclusief de beide bijlagen.

Voor de bij de branche organisaties aangesloten leveranciers vindt nadere invulling van de bijlagen bij de verwerkersovereenkomst plaats op basis de door de brancheorganisaties zelf opgestelde modelbijlages. Deze branche-specifieke modellen zijn te vinden op www.privacyconvenant.nl

Vanaf 1 mei nemen onderwijsinstellingen het initiatief om met hun leverancier een verwerkersovereenkomst af te sluiten.

Onderwijsinstellingen krijgen de mogelijkheid op eenvoudige wijze een verwerkersovereenkomst aan te vragen bij hun leverancier, bijvoorbeeld middels:

a. een link of (beveiligde) download op de website van de leverancier;

b. via een digitaal contractverzoek (bijv. via een specifiek e-mailadres)

De leverancier stelt vervolgens in beginsel binnen 2 weken na de aanvraag de overeenkomst plus bijlagen ter beschikking aan de onderwijsinstelling.

Een verwerkersovereenkomst komt tot stand na aanbod en aanvaarding, en de instemming met de diensten die de leverancier verleent. Beide partijen geven een uitdrukkelijk akkoord op de verwerkersovereenkomst (dus geen stilzwijgende instemming of via algemene voorwaarden).

Leveranciers streven er naar om de door onderwijsinstellingen ondertekende en toegezonden verwerkers-overeenkomsten binnen 4 weken af te handelen.

Het bevoegd gezag van de onderwijsinstelling is - als enige - bevoegd verwerkersovereenkomsten te ondertekenen. Alleen het bevoegd gezag kan daarom besluiten om iemand te mandateren om namens deze de verwerkersovereenkomst te tekenen. De leverancier zal de onderwijsinstelling (en haar medewerkers) derhalve géén afwijkende verplichte of veronderstelde mandatering opleggen.

Vanaf 25 mei 2018 worden er tussen partijen alleen nog nieuwe verwerkersovereenkomsten afgesloten die zijn gebaseerd op de model verwerkersovereenkomst 3.0.

Bestaande bewerkersovereenkomsten gebaseerd op model 2.0 worden zo snel mogelijk vervangen, onderhandelingen en gesprekken daarover worden uiterlijk in 2018 afgerond.

Het gaat bij de bovenstaande punten om uitgangspunten. Het kan zijn dat vanwege specifieke omstandigheden partijen in onderling overleg afwijkende afspraken moeten maken.